Äänestys- ja vaalijärjestys

Äänestys- ja vaalijärjestyksen tarkoitus

1.1. Suomen Farmasialiiton edustajiston vaalissa noudatetaan yhdistyslakia, liiton sääntöjä ja tätä äänestys- ja vaalijärjestystä.

1.2. Äänestys- ja vaalijärjestyksessä määritetään menettelytavat valittaessa jäsenet edustajistoon liiton sääntöjen 8 §:n tarkoittamalla tavalla.

1.3. Äänestys- ja vaalijärjestyksessä määritetään myös menettelytavat edustajiston kokouksen koolle kutsumisessa, kokoukseen osallistumisessa sekä edustajiston kokouksessa tapahtuvissa henkilövaaleissa.

Vaalin ajankohta

2.1. Hallitus määrää viimeistään vaalivuoden helmikuun loppuun mennessä edustajiston vaalin ajankohdan ja asettaa vaalitoimikunnan vaalia toimittamaan.

2.2. Äänestysliput on lähetettävä äänioikeutetuille viimeistään viisi arkipäivää ennen vaalin alkamista ja äänestäjien lähettämien vaalilippujen on oltava vaalitoimikunnalla viimeistään viiden arkipäivän kuluttua vaalin päättymisestä.

2.3. Käytettäessä sähköistä äänestystä äänioikeutetuille on ilmoitettava viimeistään viisi arkipäivää ennen, miten äänestäminen tapahtuu ja milloin sähköinen äänestäminen päättyy.

Vaalitoimikunta

3.1. Hallitus nimeää vaalitoimikuntaan viisi jäsentä ja määrää yhden heistä puheenjohtajaksi. Vaalitoimikunnan sihteerinä toimii liiton toimihenkilö.

3.2. Vaalitoimikunta on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja ja vähintään kaksi sen jäsenistä on saapuvilla.

3.3. Vaalitoimikunta antaa tämän äänestys- ja vaalijärjestyksen soveltamista koskevat ohjeet.

Vaaliluettelo

4.1. Vaaliluettelona käytetään vaalitoimikunnan laatimaa äänioikeutettujen luetteloa, joka perustuu vaalivuoden huhtikuun 30. päivän mukaiseen jäsenluetteloon ja, joka tulee pitää tarkastusta varten liiton äänioikeutettujen jäsenten nähtävänä vaalivuoden elokuussa vähintään viikon ajan liiton toimistossa.

4.2. Luetteloa koskevat huomautukset tulee esittää vaalitoimikunnalle viikon kuluessa nähtävänä ja tarkastettavana oloajan päättymisestä.

4.3. Vaaliluettelon nähtävillä olosta ja sen kestosta ja huomautusten esittämisajasta tulee tiedottaa liiton jäsenistölle.

4.4. Vaaliluettelo on sitova vaalitoimikunnan käsiteltyä mahdolliset huomautukset.

Ehdokasasettelu

5.1. Ehdokkaan tulee olla liiton äänioikeutettu jäsen, jonka osalta kuluvan vuoden huhtikuun loppuun mennessä erääntyneet jäsenmaksut on maksettu.

5.2. Vähintään viisi liiton äänioikeutettua jäsentä voi allekirjoittamallaan sopimuksella asettaa ehdokkaaksi vaaliin liiton äänioikeutettuja jäseniä. Tällaisella valitsijayhdistyksellä on oikeus saada heidän nimensä julkaistuksi ehdokaslistojen yhdistelmässä. Valitsijayhdistyksen ehdokaslistassa saa olla enintään 46 ehdokasta.

5.3. Valitsijayhdistyksen sopimuksessa, joka on samalla valitsijayhdistyksen ehdokaslista, on mainittava ehdokkaan etu- ja sukunimet, ammatti- tai toiminimike ja kotipaikka sekä annettava vakuutus ehdokkaaksi nimetyn suostumuksesta vastaanottaa edustajiston jäsenyys.

5.4. Ehdokkaaksi aikova henkilö saa ryhtyä vain yhden valitsijayhdistyksen ehdokkaaksi.

5.5. Valitsijayhdistyksellä tulee olla valittu vaaliasiamies. Asianomainen henkilö saa olla asiamiehenä vain yhdessä valitsijayhdistyksessä, ei kuitenkaan hänet ehdokkaaksi asettaneessa valitsijayhdistyksessä.

5.6. Vaaliasiamiehen tehtävänä on toimittaa vaalitoimikunnalle ehdokaslistan tunnus ja ehdokkaita koskevat asiakirjat vaalitoimikunnan ilmoittamaan määräaikaan mennessä. Asiakirjat voi toimittaa postitse, sähköpostilla tai liiton verkkosivuilla olevien vaalilomakkeiden avulla.

5.7. Opiskelijayhdistyksen jäsenet voivat vastaavalla tavalla omassa kiintiössään tapahtuvaa edustajiston vaalia varten asettaa ehdokkaita perustamalla valitsijayhdistyksen.

Tunnukset

6.1. Ehdokaslistaan saa merkitä tunnuksen, joka viittaa johonkin jäsenten asettamaan ryhmittymään (esimerkiksi sopimus-, tai toimiala, asema- tai erityistehtävä, alue- tai paikkakunta tai joku muu jäsenryhmittymä).

Jokaisella valitsijayhdistyksellä tulee olla oma tunnuksensa, jotka mainitaan niiden muodostamista koskevissa ilmoituksissa tai sopimuksissa.

6.2. Tunnusten tulee riittävästi erota toisistaan. Niiden hyväksymisestä päättää vaalitoimikunta. Jos se ei hyväksy ehdotettua tunnusta, sen tulee antaa valitsijayhdistykselle tilaisuus vaihtaa tunnuksensa.

Vaaliasiakirjojen tarkastus

7.1. Ehdokaslistoja koskevat asiakirjat on toimitettava vaalitoimikunnalle sen asettamaan määräaikaan mennessä.

7.2. Vaalitoimikunta tarkastaa asiakirjat ja päättää ehdokaslistojen hyväksymisestä ehdokaslistojen yhdistelmään.

Ehdokaslistat

8.1. Ehdokaslistat järjestetään tunnuksen mukaiseen aakkosjärjestykseen. Ehdokaslistan asettaja voi järjestää ehdokkaansa listalle haluamaansa järjestykseen.

8.2. Ehdokaslistat numeroidaan siten, että järjestyksessä ensimmäiseksi tullut ehdokaslista (A) varustetaan aikaisemmin hyväksytyssä järjestyksessä ensimmäisellä numerolla ja järjestyksessä toinen ehdokaslista (B) samalla tavalla seuraavilla järjestysnumeroilla jne. Numerointi aloitetaan kahdesta.

Varaehdokkaat

9.1. Mikäli vaaleja varten hyväksyttyjä ehdokkaita on yhtä paljon kuin liiton sääntöjen 8 §:ssä tarkoitettuja valittavia edustajiston jäseniä, ei vaalitoimitusta toimeenpanna, vaan vaalitoimikunta julistaa ennen vaalien alkamista pitämässään kokouksessa, että edustajiston jäseniksi on valittu ehdokkaiksi hyväksytyt henkilöt.

9.2. Valitsijayhdistyksellä on oikeus asettaa edellisessä kohdassa tarkoitettua tapausta varten ehdokkaalle varaehdokas, johon sovelletaan ehdokasta koskevia määräyksiä.

9.3. Varajäseniksi määrätään 2. kohdassa tarkoitetut varaehdokkaat. Mikäli varajäsenten järjestystä ei ole vaalitoimikunnalle ilmoitettu, määrää toimikunta järjestyksen.

9.4. Mikäli vaaleja varten hyväksyttyjä ehdokkaita on vähemmän kuin valittavia edustajiston jäseniä, vaalitoimikunta toteaa ennen vaalien alkamista pitämässään kokouksessa, että edustajiston jäseniksi on valittu ehdokkaiksi hyväksytyt henkilöt. Hallituksen on tämän jälkeen määrättävä tarvittavan täytevaalin ajankohta. Äänestys- ja vaalijärjestyksen edustajiston vaalia koskevia määräyksiä sovelletaan soveltuvin osin myös täytevaalin järjestämiseen.

Äänestyslippu

10.1. Vaalitoimikunnan on laadittava vaalissa käytettävä äänestyslippu, vaalikuori ja palautuskuori, joissa kaikissa on merkintä, missä vaalissa sitä käytetään. Sähköistä äänestystä varten vaalitoimikunnan on määrättävä mitä teknistä apuvälinettä käytetään äänestyslippuna.

10.2. Vaalitoimikunnan on lähetettävä ehdokaslistojen yhdistelmä, äänestyslippu, vaalikuori ja palautuskuori kirjeessä jokaiselle vaaliluetteloon merkitylle äänestäjälle ja ilmoitettava samalla ajankohta, mihin mennessä äänestyslippujen on oltava vaalitoimikunnalla.

10.3. Käytettäessä sähköistä äänestystä ehdokaslistojen yhdistelmä on julkaistava liiton verkkosivujen jäsensivustolla ja ilmoitettava samalla ajankohta, jolloin äänestys päättyy.

10.4. Käytettäessä rinnan postivaalia ja sähköistä vaalia on meneteltävä kaikkien edellä olevien kohtien (10.1-3) mukaisesti.

Äänestys

11.1. Äänioikeutta käytettäessä äänestyslippuun on merkittävä äänestettävän henkilön numero. Muita merkintöjä äänestyslippuun ei saa tehdä. Äänestyslippu laitetaan vaalikuoreen, joka laitetaan palautuskuoreen, jotka on molemmat suljettava.

11.2. Äänestyslippu voidaan toimittaa vaalitoimikunnalle suljetussa palautuskuoressa myös henkilökohtaisesti tuotuna. Tällöin se katsotaan saapuneeksi, kun se on jätetty vaalitoimikunnan määräämään paikkaan.

11.3. Sähköisessä äänestyksessä äänestyslippua vastaavaan tekniseen apuvälineeseen merkitään äänestettävän henkilön numero tai muu vastaava merkintä. Vaalitoimikunta antaa yksityiskohtaiset ohjeet sähköistä äänestystä varten.

Merkinnät vaaliluetteloon

12.1. Vaalitoimikunnan on huolehdittava siitä, että merkintöjä äänioikeuden käyttämisestä ryhdytään tekemään välittömästi palautuskuorten saapumisen jälkeen.

12.2. Vaalitoimikunta valvoo edellä mainittujen merkintöjen tekemistä ja vastaa palautuskuorten säilyttämisestä suljettuina äänten laskemiseen saakka.

12.3. Merkinnän äänioikeuden käyttämisestä vaaliluetteloon tekee vaalivaliokunnan jäsen tai sihteeri. Tällöin äänestäjän katsotaan käyttäneen äänioikeuttaan.

12.4. Ne palautuskuoret, joista ei selvästi ilmene äänestäjän henkilöllisyys, säilytetään erillään tekemättä merkintöjä vaaliluetteloon.

12.5. Kun määräaikaan mennessä saapuneita palautuskuoria koskevat merkinnät on tehty vaaliluetteloon, vaalitoimikunta kokoontuu toimittamaan ääntenlaskennan. Toimikunnan on tällöin oltava päätösvaltainen. Ääntenlaskennasta laaditaan pöytäkirja, jonka allekirjoittavat ääntenlaskentaan osallistuneet vaalitoimikunnan jäsenet.

12.6. Äänestyslippua koskevat määräykset koskevat soveltuvin osin sähköistä äänestystä.

Ääntenlaskenta

13.1. Ennen varsinaisen laskennan aloittamista vaalitoimikunta ratkaisee vaaliluettelomerkintöjen tekemisen 12.4 -kohdassa tarkoitettujen palautuskuorten osalta. Aluksi lasketaan palautuskuorten lukumäärä, samoin kuin niiden henkilöiden lukumäärä, jotka vaaliluetteloon tehtyjen merkintöjen mukaan ovat käyttäneet äänioikeuttaan. Lukumäärätiedot merkitään pöytäkirjaan.

13.2. Ensin palautuskuoret avataan ja niissä olevat vaalikuoret siirretään erilleen. Tämän jälkeen vaalikuoret avataan ja niissä olevat äänestysliput tarkastetaan. Jos palautuskuoressa on useampi kuin yksi vaalikuori tai vaalikuoressa useampi kuin yksi äänestyslippu, kaikki hylätään. Äänestyslippu katsotaan mitättömäksi, jos siitä ei selvästi ilmene, ketä äänestäjä on tarkoittanut. Vaalitoimikunnan on hylättävä äänestyslippu, jossa on asiattomia merkintöjä. Pöytäkirjaan on merkittävä ääntenlaskennasta edellä mainituin tavoin hylättyjen vaalikuorten ja äänestyslippujen lukumäärät syineen.

13.3. Hyväksytyt äänestysliput järjestetään siten, että kunkin ääniä saaneen henkilön annetut äänestysliput järjestetään omaksi ääniryhmäkseen. Pöytäkirjaan merkitään äänestyslippujen kokonaismäärä ja äänten määrä ääniryhmittäin.

13.4. Edellä olevia määräyksiä noudatetaan soveltuvin osin sähköisessä äänestyksessä.

Valinta

14.1. Samassa valitsijayhdistyksessä olevat ehdokkaat järjestetään heidän äänimääriensä suuruuden mukaan. Eniten ääniä saaneelle ehdokkaalle annetaan vertausluvuksi ehdokaslistan hyväksyttyjen äänien koko lukumäärä, toiselle puolet siitä, kolmannelle kolmasosa jne.

14.2. Valitsijayhdistyksen ehdokkaan lopullisena vertauslukuna pidetään 1 kohdan mukaista vertauslukua ja yksittäisen ehdokkaan lopullisena vertauslukuna pidetään hänen saamaansa äänimäärää.

14.3. Ehdokkaita järjestettäessä saman äänimäärän tai vertausluvun saaneiden keskinäisen järjestyksen ratkaisee arpa. Arvontatulos ei vaikuta ehdokkaan vertauslukuun.

14.4. Kaikki ehdokkaat järjestetään lopullisten vertauslukujen suuruuden mukaan ja edustajiston jäseniksi valitaan suurimman vertausluvun saaneesta lähtien liiton sääntöjen 8 §:ssä tarkoitetuista henkilöistä 23 jäsentä siten, että säännöissä määrätty kiintiöinti toteutuu.

14.5. Edustajiston varajäsenet määräytyvät valitsijayhdistyksen valitsematta jääneistä ehdokkaista edellä esitetyssä järjestyksessä. Varajäseneksi nousee valitsijayhdistyksen seuraavaksi eniten ääniä saanut ehdokas. Ellei tällaista ole, varajäseneksi nousee eniten ääniä saanut vielä valitsematon ehdokas.

14.6. Opiskelijoiden valitsijayhdistyksissä olevien ehdokkaiden valinnassa noudatetaan soveltuvin osin edellä kohdissa 14.1–5 määrättyjä periaatteita.

Tuloksen vahvistaminen

15.1. Vaalitoimikunta vahvistaa vaalin tuloksen viimeistään viikon kuluttua äänestyslippujen saapumiselle ja sähköiselle äänestykselle asetetun määräajan päättymisestä.

15.2. Vaalitoimikunnan on ilmoitettava valinnasta hallitukselle ja kirjeitse tai sähköpostilla edustajiston jäseniksi valituille sekä tiedotettava vaalin tulos jäsenistölle.

15.3. Ääntenlaskentaa koskeva pöytäkirja on säilytettävä liiton arkistossa pysyvästi. Vaalissa syntyneet asiakirjat ja äänestysliput on säilytettävä valitun edustajiston toimikauden ajan.

Edustajiston kokous

16.1. Hallitus ilmoittaa kokouskutsussa onko etäosallistuminen mahdollista edustajiston kokoukseen ja miten se toteutetaan.

16.2. Etäosallistuminen ennen edustajiston kokousta ei ole mahdollista.

16.3. Edustajiston kokouksessa asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä.

16.4. Hallituksen jäsenten valinnassa on hyvä huomioida alan eri sektorit. Lisäksi huomioidaan opiskelijoiden sääntömääräinen oikeus yhteen hallituspaikkaan.

16.5. Henkilövaaleissa noudatetaan enemmistövaalitapaa.

Äänestys- ja vaalijärjestyksen muuttaminen

17.1. Tähän äänestys- ja vaalijärjestykseen voidaan tehdä muutoksia edustajiston päätöksellä, jos esitys on saanut vähintään kolmen neljäsosan kannatuksen annetuista äänistä.

17.2. Vaalijärjestyksen muutoksista on mainittava edustajiston kokouskutsussa.